Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» qui est le responsable du traitement en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls la Direction et le personnel missionné pour réceptionner le courrier sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que dans des cas particuliers nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçants des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir notre cvthèque via des partenaires : pôle-emploi, réseaux sociaux pro, agence d’intérim, cabinet de recrutement.

En vue d’évaluer l’admissibilité des résidents potentiels, à « L’E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» des dossiers d’admission sont recueillis par la SAS RIFA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information personnelle (coordonnées de contact, données de santé, situation administrative, fiscale et sociale) est multiple :

Finalité	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
Listing des résidents potentiels et de leur entourage concerné (médecin traitant ou prescripteur, personne de confiance, représentant légal, famille, …), demande de renseignement	Direction, professionnel de santé interne ou externe en charge des avis concernant les admissions (médecin coordonnateur, psychologue, infirmière, …)	3 ans après inactivité de la relation
Dossier médical, administratif et social	Direction, professionnel de santé interne ou externe en charge des avis concernant les admissions (médecin coordonnateur, psychologue, infirmière, …)	3 ans après inactivité de la relation ou 3 ans après un refus de dossier (en vue de preuve si litige)

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Dans le cadre de l’étude des dossiers, nous informons que les données personnelles des candidats sont susceptibles d’être transférées à des professionnels de santé externalisés en charge des décisions d’admissions. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» peut reposer sur :

• le consentement des personnes concernées (ou de son représentant légal)
• ou nos intérêts légitimes en tant qu’EHPAD
• ou un intérêt légitime de la personne concernée

En vue de la gestion de la relation EHPAD-résident, des dossiers résidents sont recueillis par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information personnelle (coordonnées de contact, états civils, données de santé, situation administrative, fiscale et sociale) est multiple :

Finalité	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
Listing des résidents et de l’entourage concerné (médecin traitant ou prescripteur, personne de confiance, représentant légal, famille, …)	Personnel soignant interne ou externalisé (médecin, kiné, orthophoniste, …) concerné, la Direction	5 après la fin de la relation contractuelle
Données administratives et sociales	La Direction	5 après la fin de la relation contractuelle
Données de santé par spécialité	Personnel soignant interne ou externalisé (médecin, kiné, orthophoniste, …) concerné, la Direction en cas de problématique (litige, contentieux, …)	20 ans à compter de la date du dernier séjour dans l’établissement (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Dossier médical	Médecin et infirmiers	20 ans à compter de la date du dernier séjour dans l’établissement (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Dossier de liaison d’urgence DLU	Services d’urgence, établissements de santé (hôpitaux, cliniques,…) ou professionnels de santé concernés par la problématique médicale, la Direction en cas de besoin	20 ans à compter de la date du dernier séjour dans l’établissement (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Traitements médicaux	Médecin, infirmiers, officine de pharmacie concernée	20 ans à compter de la date du dernier séjour dans l’établissement (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Contrat de séjour	La Direction	5 après la fin de la relation contractuelle
Factures et données de facturation liées	La Direction, Service comptabilité, Cabinet comptable externalisé, Huissier ou cabinet externalisé de recouvrement en cas de litige, la Direction, tiers financeurs, organisme de tutelle	10 après émission

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Dans le cadre du DLU, nous informons que les données personnelles médicales des résidents sont susceptibles d’être transférées à des établissements de soins. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» peut reposer sur :

• l’exécution du contrat de séjour 
• l’exécution d’une convention avec un établissement de santé
• l’exécution d’un contrat tripartite avec le tiers financeur éventuel
• l’obligation légale d’une législation en vigueur
• ou nos intérêts légitimes en tant qu’EHPAD
• ou un intérêt légitime ou vital d’une personne concernée

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

Nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, financeurs, employeurs, alternants, institutionnels, partenaires, élus, …) et nos résidents ainsi que nos résidents potentiels consentants sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone, courrier ou fax. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation à des évènements peut être mis en place par la SAS RIFA « E.H.P.A.D La Résidence Fleurie» qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo.fleurie.residence@orange.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications.
La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’informations et la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

Nos données et celles de nos résidents sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos datacenters Orange® certifiés HDS. Dans tous les cas, nous ne transférons aucune donnée à des pays non reconnus par l’EU comme garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (alternants, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels ou de résolution de litige voire de contrôle : commissaires aux comptes, avocats externalisés, financeurs, cabinets comptable externalisés, institutions…En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo.fleurie.residence@orange.fr, ou courrier postal adressé à L’E.H.P.A.D. La Résidence Fleurie, Service DPO, 85 avenue Raoul DUFY, 06200 Nice. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.